Gestión efectiva de Stakeholders: claves para una comunicación exitosa
En KINENERGY, reconocemos la importancia de la comunicación y la gestión de Stakeholders como pilares fundamentales para el desarrollo exitoso de nuestros proyectos.
En KINENERGY, reconocemos la importancia de la comunicación y la gestión de Stakeholders como pilares fundamentales para el desarrollo exitoso de nuestros proyectos. Alinear expectativas, manejar conflictos y mantener una comunicación fluida puede parecer una tarea monumental, pero es esencial para asegurar la cohesión y el avance continuo de una manera efectiva.
A continuación, te hablaremos de cómo abordar la gestión de Stakeholders desde una perspectiva integral, ofreciendo estrategias y herramientas prácticas para mejorar la comunicación y fortalecer las relaciones.
¿Qué es un Stakeholder?
¿Qué es un Stakeholder?
Un Stakeholder, en el contexto de un proyecto, es cualquier persona o grupo que tenga un interés o pueda verse afectado por el desarrollo y resultado del proyecto.
Pueden ser internos o externos y abarcan desde el Sponsor (el Project Manager, los diseñadores, desarrolladores, el equipo de facilities) hasta el personal de soporte y los usuarios finales. De acuerdo con el Oxford English Dictionary, un “Stakeholder” es una persona o empresa que está involucrada en una organización, proyecto o sistema, especialmente porque ha invertido dinero en él.
Proceso y ciclo de vida del Stakeholder Management
Proceso y ciclo de vida del Stakeholder Management
En la gestión de proyectos, es crucial que el Project Manager administre adecuadamente a las partes interesadas, ya que el 80% del trabajo se dedica a Management (comunicación y negociaciones para cumplir con las expectativas del cliente) mientras que el otro 20% se invierte en la ejecución.
- Inicio del proyecto: en esta fase se realiza un Project Charter así como un análisis de Stakeholders.
- Identificación de los Stakeholders: en este paso ya se debe conocer a quienes estarán directamente involucrados en el proyecto, como el patrocinador, el Project Manager, el personal de operaciones, facilities y otros participantes clave.
- Análisis y administración de Stakeholders: es útil crear un registro detallado de todos los Stakeholders identificados, anotando su rol, nivel de influencia y contacto. Esto permite un enfoque más estructurado en la gestión de sus objetivos y necesidades para poder cumplir con sus expectativas.
- Satisfacción del Stakeholder/éxito del proyecto: la gestión de Stakeholders no termina con el establecimiento de las estrategias iniciales. El Project Manager debe monitorear continuamente la efectividad de las comunicaciones y el grado de satisfacción de los Stakeholders.
Como en todo proyecto dentro del plan de acción se debe llevar a cabo un análisis de la influencia y el interés en el proyecto por parte de los Stakeholders, así mismo dentro de la ejecución debemos evaluar todo el proceso para mapear si los objetivos se están cumpliendo, ya que de lo contrario se deberá realizar un ajuste en la mejora.
Identificación de roles y objetivos
Identificación de roles y objetivos
Como ya se mencionó anteriormente, para cumplir con las expectativas de nuestros clientes es de suma importancia que cada parte involucrada en el proceso entienda y conozca los objetivos que se deben cumplir, y un aspecto para lograrlo es que se tenga una plena identificación de los roles y sus papeles.
A continuación, te compartimos un ejemplo:
Objetivo: Mantener una planta de fabricación de plásticos en operación cumpliendo con las condiciones de calidad requeridas por el cliente.
Para lograrlo aquí un esquema de los Stakeholders con los que se requiere trabajar:
- PMO: incluye Project Managers, Sponsors, etc., a quienes les preocupa que el proyecto se concluya en tiempo, sin ordenes de cambio y dentro del presupuesto destinado.
- Facilities: pueden ser los encargados de recibir el proyecto, son los encargados de coordinar el proceso de comisionamiento para la validación del nivel de calidad.
- Producción: son los encargados de llevar a cabo el arranque y operación de la planta industrial.
Niveles de influencia de los Stakeholders
Niveles de influencia de los Stakeholders
La influencia de los Stakeholders en un proyecto varía significativamente según su poder y su interés. Comprender estos niveles de influencia nos ayuda a gestionar adecuadamente el proyecto:
- Poder alto e interés alto: Estos Stakeholders tienen un alto grado de influencia y un interés significativo en el proyecto, por lo que es importante mantener una comunicación constante y efectiva con ellos. La estrategia para estos Stakeholders implica involucrarlos directamente en las decisiones clave y mantenerlos bien informados sobre todos los aspectos del proyecto.
- Poder alto e interés bajo: Estos Stakeholders tienen un alto nivel de poder, pero un bajo interés en el proyecto. Aunque su interés puede no ser suficiente, su capacidad para afectar el proyecto es considerable. Un ejemplo puede ser una oficina de regulación o un cliente importante que no está involucrado diariamente, pero cuya aprobación es crucial. La estrategia para estos Stakeholders debe centrarse en mantenerlos informados sobre los aspectos esenciales del proyecto y garantizar que se cumplan los requisitos previos. La comunicación debe ser precisa y enfocada en los temas que les conciernen para evitar sorpresas y asegurar su apoyo cuando sea necesario.
- Poder bajo e interés alto: Los Stakeholders con un alto interés, pero bajo poder en el proyecto pueden tener una influencia significativa en el ambiente del proyecto debido a su entusiasmo o preocupación. La estrategia aquí es involucrarlos en las áreas donde su interés pueda contribuir positivamente, ofreciendo una retroalimentación valiosa.
- Poder bajo e interés bajo: Estos Stakeholders tienen mínima influencia en el proyecto, pero aun así es importante involucrarlos dentro del proyecto. Un ejemplo podría ser el personal administrativo que tiene poca implicación directa en el proyecto. Aquí debemos mantener una comunicación mínima pero efectiva.
Comunicación efectiva y análisis de la información
Comunicación efectiva y análisis de la información
Para estructurar una comunicación efectiva con los Stakeholders debemos considerar aspectos específicos relacionados cómo quién comunica, cómo se comunica, cuándo se comunica, y quién es responsable de cada aspecto.
Esto significa encontrar qué información es importante para ellos y comunicarse de acuerdo con sus intereses y roles en el proyecto, por otro lado, debemos decidir la frecuencia de las actualizaciones, ya sean diarias o mensuales. Esto depende de la importancia y la fase del proyecto.
Conocer el formato preferido por cada Stakeholders, ya sea gráficos, reportes o resúmenes, para presentar la información de manera que sea clara y comprensible, apoyándonos de los diversos métodos y aplicaciones.
La distribución de la información debe realizarse de manera que se garantice que todos los participantes reciban la información de forma oportuna y el almacenamiento de datos debe ser gestionado cuidadosamente para asegurar que la información esté actualizada y accesible.
Al entender las necesidades y expectativas de los Stakeholders, podemos transformar desafíos en oportunidades y asegurar que nuestros proyectos no solo sean exitosos, sino también sostenibles y valorados por todos los involucrados. ¿Necesitas ayuda con la gestión de tus proyectos? Déjanos tus datos.
Referencias:
K, Raj. (2024) UDEMY. Stakeholder Management.
Garagna, Luciano. (2024) UDEMY. Stakeholder Management for Project Managers.
Mohammad Emran. (2024) UDEMY. Stakeholders Relationships Management.
